3 conseils pour vous faire aimer les todo-lists et être plus efficace

Ceux qui me suivent savent que j’ai horreur des todo-lists. J’exècre les todo-lists. Je trouve que la todo-list est une mauvaise solution à un vrai problème : vous manquez de temps et on vous conseille de mieux vous organiser… avec une simple liste de choses à faire !

Je vous explique tout d’abord pourquoi il faut vous méfier des todo-lists… avant de vous conseiller de les utiliser, mais à bon escient. J’ai donc quelques lignes pour vous démontrer que je ne suis pas schizophrène !

Notre monde moderne est très différent de celui de nos parents et grands-parents. Précédemment, il fallait faire plus et plus vite pour être performant, c’était l’ère de la productivité. Actuellement, même si vous appliquiez la meilleure technique d’organisation pour faire tout ce que vous avez à faire… vous n’y arriveriez toujours pas, car vous êtes beaucoup trop sollicités. L’enjeu n’est désormais plus de faire plus, mais de faire des choix, et des bons choix. De prioriser !

Les techniques productivistes ne sont donc plus un remède adapté à notre manque de temps chronique. Arrêter de courir toute la journée est devenu notre principale préoccupation. Et pour cela, il faut choisir ses combats.

La classique todo list peut vous servir à cela en la détournant légèrement de sa vocation première et en la simplifiant. Voici 3 conseils pour bien utiliser cet outil qui reste, malgré tout, très utile :

1-Notez tout ce qui vous passe par la tête : les actions que vous avez à réaliser, l’idée du siècle à ne pas oublier, le produit que vous avez besoin d’acheter…

Les neurosciences nous ont montré que l’attention est une chose précieuse et fragile. Le cerveau peut se distraire très facilement. En notant les idées qui vous viennent, vous libérez ainsi votre cerveau : votre cerveau n’a pas à occuper son énergie à retenir cette idée car il sait que celle-ci a été notée pour une réutilisation ultérieure.

Ce petit geste tout simple est un facteur majeur de performance, afin de pouvoir vous concentrer et être efficace, mais également de sérénité, car votre attention est dans l’instant présent sans avoir à vous préoccuper de pensées qui trotteraient dans votre tête. La cerise sur le gâteau est que cette économie d’activité cérébrale entraînera un surcroît d’énergie, et vous serez ainsi moins fatigué.

2- Notez les 3 choses à faire dans votre journée. C’est la version simplifiée de la todo-list. Ces 3 choses seront vos priorités absolues de la journée : les actions que vous devez impérativement réaliser. Vous commencerez ainsi votre journée par ces 3 actions ou, sinon, vous les conserverez à porter d’yeux pour les consulter régulièrement et vous inciter à les réaliser. C’est également un puissant outil pour ne plus procrastiner.

3- Notez les actions que vous avez à réaliser par contexte. Parce que votre cerveau met quelques portions de seconde à chaque changement d’activité, il est plus simple et plus efficace de passer plusieurs appels téléphoniques à la suite, plutôt que de faire un mail, passer un appel, puis déposer un dossier et repasser un appel.. De même, vous serez plus efficace si vous posez toutes vos questions à votre collègue de vive voix et en une seule fois plutôt que d’y retourner 3 ou 4 fois.

Cette dernière utilisation de la todo-list et le principe des contextes sont la base du puissant, car simple, système d’organisation La Machine à gagner du temps. Je vous offre un guide gratuit pour la découvrir. Cliquez ici pour en télécharger la synthèse.

Et vous, est-ce que vous utilisez des todo-lists ?