Pourquoi perdez-vous votre temps en réunion ? Le Syndrome d’Acceptation Automatique
Vous est-il déjà arrivé de participer à une réunion durant laquelle vous vous êtes ennuyé à tel point que vous aviez l’impression d’avoir perdu du temps inutilement ? Parfois, nous assistons à certaines réunions par obligation alors que nous n’arrivons même pas à en saisir les objectifs. Que faire dans des cas comme celui-ci ?
L’acceptation automatique
« Qu’est-ce que je fais ici ? » C’est une question que vous vous posez parfois pendant une longue réunion de travail alors que d’autres obligations plus intéressantes vous attendent ailleurs. Aujourd’hui, de plus en plus de gens perçoivent l’organisation de ces réunions jugées inutiles comme un mal indispensable. Comment en est-on arrivé là ?
La réponse nous vient de David Grady, un conférencier américain lors d’une conférence TED, où il évoque le « Syndrome d’Acceptation Automatique ». Autrement dit, nous assistons souvent à des réunions de travail qui ne requièrent pas forcément notre présence. La raison en est que nous répondons instinctivement par « oui » (acceptation automatique) à tous ceux qui nous invitent à assister à des réunions. La faute est parfois rejetée sur des outils informatiques comme Outlook Express. Ces derniers proposent de faciliter l’acceptation ou le refus de participer à une réunion moyennant un simple clic sur un bouton « oui » ou « non ».
Alors, que doit-on faire ? Il faut décliner toute invitation à une réunion si l’on n’est pas en mesure d’assurer qu’il nous est bénéfique d’y assister. Il en est de même si notre présence n’est pas bénéfique pour l’assistance.
Lorsque c’est votre supérieur ou votre collègue de travail qui vous a convié à une réunion. De ce fait, vous avez des difficultés à refuser l’invitation, de peur de les décevoir ou de désobéir à votre chef.
Que peut-on faire quand on est un participant ?
Consultez l’ordre du jour et acceptez en conscience !
Vous devez impérativement le faire afin de prendre connaissance des thèmes qui seront abordés durant la réunion. Une fois que vous l’aurez consulté, vous serez en mesure de déterminer si votre présence à la réunion est indispensable ou non. Ainsi, n’hésitez pas à prendre contact avec l’organisateur afin d’avoir le plus de détails possible sur l’ordre du jour.
Que peut-on faire quand on est l’organisateur ?
Établissez un ordre du jour convaincant : Lorsque vous communiquez l’ordre du jour aux participants, soyez le plus explicite possible tout en veillant à ne pas trop exagérer sur sa longueur. Si vous ne maitrisez pas certains sujets qui seront abordés, il vaut mieux demander l’avis d’autres personnes beaucoup plus expérimentés.
Réduisez la liste des participants au minimum : Plus le nombre de participants à une réunion est important, moins les résultats sont bons.
Une réunion bien animée : Organisez bien votre réunion. Synthétisez la présentation autant que possible et faites en sorte qu’elle puisse se tenir dans un environnement dans laquelle tout le monde peut s’exprimer.
Respectez scrupuleusement l’horaire convenu : Les participants à une réunion seront plus engagés s’ils savent à l’avance combien de temps celle-ci va durer. De cette manière, elle leur sera moins contraignante. Si cet engagement horaire est respecté, les participants seront plus enthousiastes à assister aux prochaines réunions. Notons au passage qu’une étude a permis de déterminer que pendant une réunion, l’attention des cadres commence à diminuer au bout de 52 minutes.
Que faire si les réunions inutiles continuent malgré tout ?
Si vous avez constamment cette impression que l’on vous impose des réunions inutiles, le mieux est d’en parler autour de vous. Discutez-en avec vos collaborateurs, ou des responsables plus compréhensifs. Ainsi, à plusieurs, il vous sera plus facile d’aviser les plus hauts responsables sur l’inutilité de ces réunions. Si vous avez du mal à arguer, abordez le fait que de telles réunions coutent cher. Pour cela, vous pouvez vous servir d’outils permettant de mesurer le coût d’une réunion.
Par ailleurs, il n’est pas rare qu’on ne puisse pas modifier la liste des participants à une réunion ou l’ordre du jour de celle-ci. Toutefois, vous pouvez intervenir afin que les prochaines réunions ne soient pas une perte de temps catastrophique ! Pour ce faire, exigez un compte rendu à chacune d’elle. Par ailleurs, si vous vous réunissez de façon régulière et qu’à chaque fois, les réunions sont toujours aussi improductives, alors, demandez un relevé de décision. En outre, si la réunion est arrivée à son terme alors qu’aucune réponse aux thèmes proposés dans l’ordre du jour n’a été fournie, dans ce cas, vous pouvez facilement arguer sur le fait qu’elle a été infructueuse. Pour cela, le relevé de décision vous servira de preuve tangible.
Une dernière carte à jouer…
Enfin, vous pouvez toujours trouver une excuse valable pour ne pas assister à une réunion. Toutefois, si votre présence est obligatoire, vous pouvez toujours vous occuper à faire autre chose de plus productif pendant la réunion, et ce, en toute discrétion… Vive le télétravail !
