C’est la rentrée, comment traiter efficacement et rapidement ses emails en 6 étapes

De retour de vacances, vous avez des dizaines, voire des centaines, d’emails en souffrance dans votre boîte. Ne désespérez pas car il existe une méthode simple pour traiter ses mails rapidement et avec efficacité : la méthode M.E.L., Maîtrisez l’Esprit Libre.

Vous allez ainsi réduire votre anxiété, gagner du temps tout en restant au top dans votre travail.

Cette méthode peut également s’appliquer dans la gestion de vos emails au quotidien.

Comment cette méthode fonctionne ?

La méthode M.E.L. se base sur 2 découvertes neuroscientifiques :

–         Votre cerveau ne peut porter réellement son attention que sur une action à la fois. L’accumulation d’actions simultanées provoque donc 2 effets : le premier est de l’inefficacité, car vous ne pouvez pas faire correctement votre tâche en cours, et le deuxième est du stress, car votre cerveau va zapper sur les différentes actions et ruminer en pensant à tout ce que vous avez à faire.

–         Votre cerveau fonctionne principalement en mode de pilotage automatique. Vous faciliterez donc votre passage à l’action et votre efficacité, si vous guidez au préalable votre cerveau dans l’accomplissement de ses tâches.

La méthode M.E.L. libère ainsi votre esprit et guide votre cerveau pour lui faciliter le traitement des mails.

Voici, les 6 étapes de la méthode M.E.L., Maîtrisez l’Esprit Libre.

0- En préparation, vous créez 4 répertoires dans votre boîte mails que vous localiserez manuellement (ou en mettant un « A_ » en tête de titre par exemple) en haut de la liste de vos répertoires : A LIRE, « A TRAITER P0 », « A TRAITER P1 » et « A TRAITER P2 ».

1- Vous triez vos mails par objet (et non par date). Cela permet de gagner du temps en ne lisant pas forcément tous les échanges de mail, mais en consultant uniquement le ou les derniers qui reprennent généralement l’essentiel des précédents.

2- Vous supprimez tous les mails qui ne vous concernent pas après une lecture rapide de l’objet ou des premières lignes.

3- Vous archivez (ou les supprimez selon vos habitudes) tous les mails qui vous concernent uniquement pour information, après en avoir pris connaissance, si la lecture du mail ne dépasse pas 5 minutes. Vous verrez à l’usage qu’une lecture rapide suffit pour beaucoup d’emails peu synthétiques.

4- Vous classez dans « A LIRE » les mails qui vous concernent pour information, mais qui nécessite une lecture dépassant 5 minutes, soit car le mail est trop complexe ou car vous avez une pièce jointe à lire. Vous lirez ultérieurement ces informations qui ne sont pas cruciales pour votre rentrée.

5- Vous traitez tous les emails pour lesquels vous pouvez répondre en moins de 2 minutes.

6- Vous classez le reste des emails dans les répertoires selon leur nature : les mails très importants dans le répertoire « A TRAITER P0 », les mails urgents dans le répertoire « A TRAITER P1 » et les mails moins urgents « A TRAITER P2 ». Vous pouvez créer d’autres boîtes pour affiner les priorités ou créer des répertoires en fonction de contextes particuliers.

Votre boîte mails est ainsi vide, votre esprit est plus libre et vos mails sont classés pour en faciliter le traitement. Vous pouvez ainsi commencer par traiter les mails « P0 », puis « P1 », et « P2 » pour terminer par « A LIRE ».

Vous allez ainsi pouvoir surfer sur le raz de marée d’email avec aisance. Bonne rentrée !

Et n’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires.